山东农业大学行政公文处理办法

发布时间:2013-04-20  访问次数:

 
第一章 总 则
    第一条 为使我校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院和山东省政府关于公文处理的有关规定,结合我校实际情况,制定本办法。 
    第二条 行政公文是行政机关在管理过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书, 是依法进行公务活动的重要工具。 
    第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
    第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。 
    第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。 
    第六条 校长办公室是学校行政公文处理的管理机构,主管全校的行政公文处理工作, 并负责指导各单位、各部门的公文处理工作。各单位、各部门要指定专人负责公文处理工作。
第二章 公文种类
    第七条 我校常用的公文种类主要有: 
    (一)决定 
    适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员。 
    (二)公告 
    适用于向校内外宣布重要事项。 
    (三)通告 
    适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 
    (四)通知 
    适用于批转下级部门的公文,转发上级和不相隶属单位的公文,发布规章,传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部。 
    (五)通报 
    适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 
    (六)报告 
    适用于向上级汇报工作,反映情况,答复上级的询问。 
    (七)请示 
    适用于向上级请求指示、批准。 
    (八)批复 
    适用于答复下级的请示事项。 
    (九)意见 
    适用于对重要问题提出见解和处理办法。 
    (十)函 
    适用于不相隶属单位之间商洽工作, 询问和答复问题,向不相隶属的有关主管部门请求批准等。 
    (十一)会议纪要 
    适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
    第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 
    (一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 
    (二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 
    (三)我校行政公文的版头有“山东农业大学文件”、“山东农业大学任免通知”、“山东农业大学校长办公室文件”、“山东农业大学处(室)文件”、“山东农业大学”函件5种,使用套红印刷版头,由校长办公室按照上级文件规定的规格印制。 
    (四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。“山东农业大学文件”的发文字号为“山农大校字”、“山东农业大学任免通知”的发文字号为“山农大聘字”、“山东农业大学校长办公室文件”的发文字号为“山农大办字”、“山东农业大学”函件的发文字号为“山农大函字”。“山东农业大学处(室)文件”的发文字号另文规定。 
    (五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
    (六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当注明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。 
    (七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称。 
    (八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。附件应当在用印页之后另起一页,并尽可能与正文装订在一起,如附件篇幅较长,制作复杂,可分别装订,并在附件首页的左上角注明发文字号。 
    (九)公文除"会议纪要"以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。 
    (十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。 
    (十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。 
    (十二)公文应当标注主题词。上行文按上级机关的要求标注主题词。 
    (十三)抄送机关指除主送机关外,需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
    第九条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。 
    第十条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm。),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
    第十一条 行文应当确有必要,注重效用。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。能以普通函件发文的,不用正式文件。 
    第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。 
    第十三条“山东农业大学文件”主要用于对上级请示报告工作,在学校内部署全局性工作,宣布重要决定,印发重要规章等;“山东农业大学任免通知”主要用于学校任免和聘用干部等;“山东农业大学校长办公室文 件”主要用于部署全校一般性的工作事项,转发各单位、各部门的规章、规定等;“山东农业大学”函件可用于向不相隶属机关报送有关申请材料或事项;“山东农业大学处(室)文件”主要用于学校行政职能部门在职权范围内发布一般性的工作通知,安排日常工作,向学校报告有关情况,经学校授权的其他行文事项等。 
    第十四条 属于学校行政职能部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或部门之间联合行文。学校行政职能部门可与同级的党委部门、工会、团委联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经学校审批的事项,经学校同意也可以由职能部门行文,文中应当注明经学校同意。 
    第十五条 属于学校职能部门职权范围内的具体问题,应当直接报送职能部门处理。学校职能部门之外的其他单位和部门在对上对外行文时,如涉及职能部门职权范围,应由相关的职能部门负责办理。 
    第十六条 职能部门对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。 
    第十七条 学校各单位、各部门的重要行文, 应当同时抄报学校领导及相关的职能部门。 
    第十八条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
第五章 发文办理
    第十九条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程, 包括草拟、 审核、 签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。我校现行几类公文的发文办理程序如下: 
    (一)“山东农业大学文件”、“山东农业大学校长办公室文件”、“山东农业大学”函件由校长办公室负责组织起草,重要公文应当由学校领导亲自组织起草。各单位、各部门如需以上述文件行文,应负责拟文稿,并认真填写“山东农业大学发文稿纸”封面,经单位或部门主要负责人核稿签字,如涉及其他部门事宜,请其他单位、部门主要负责人协商会签后,送交校长办公室核稿。校长办公室对文稿形式审核并签字后,送交学校领导签发。 
    (二)“山东农业大学文件”由校长或校长授权的分管校长签发,“山东农业大学校长办公室文件”由分管校长签发,经授权,也可由校长办公室主任签发。“山东农业大学”函件一般由校领导签发。领导人签发文件时须注明签发文件的具体年、月、日,用笔用墨须符合存档要求。 
    第二十条 草拟公文应当做到: 
    (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
    (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。 
    (三)文种使用正确。 
    (四)人名、地名、数字、引文准确。 引用公文应当先引标题,后引发文字号。 引用外文应当注明中文含义 。日期应当写具体的年、月、日。 
    (五)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。 
    (六)应当使用国家法定计量单位。 
    (七)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 
    (八)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词 、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外, 应当使用阿拉伯数字。 
    第二十一条 公文在送负责人签发前, 应当由文秘部门或文秘人员进行审核。 审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。对不符合要求的文稿,退回拟稿部门重新修改, 如对文稿进行实质性修改, 须征得拟稿部门同意。对未经校长办公室审核签字的文稿,学校领导不予签发。
第六章 收文办理
    第二十二条 我校行政收文办理,分为校长办公室收文办理与学校直属各单位、各部门收文办理。 
    第二十三条 校长办公室收文办理程序包括签收、登记、拟办、传阅、分发、催办等。 
    (一)签收 
    校长办公室机要秘书收件后进行签收。校领导、各部门有关人员出差或外出开会带回、须学校有关部门办理的上级或其他单位公文,应及时送交校长办公室,由校长办公室按程序办理。 
    (二)登记 
    校长办公室机要秘书分类分项登记并填写有关的公文处理单。 
    (三)拟办 
    校长办公室主任阅文并签署拟办意见。 
    (四)传阅 
    校长办公室机要秘书依照校长办公室主任的拟办意见, 按照规定的程序将公文送有关领导人阅知或批示。 
    (五)分发 
    校长办公室机要秘书依照校领导批示,将公文发给有关单位和部门负责人阅知和承办,承办单位或部门领件人领取文件时,须在文书登记簿上签名。 
    (六)催办 
    对于交由单位和部门办理或执行的公文,校长办公室要及时了解和反馈办理、执行情况,对未按时、按要求完成的,进行催办。 
    第二十四条 学校直属各单位、各部门收文包括:学校及职能部门下发的各类文件、校长办公室根据校长批示转给单位、部门办理的上级文件、其他文件,办理程序包括签收、登记、拟办、承办、传阅、回收。 
    (一)签收 
    各单位、各部门要明确专人负责本单位、本部门文件的签收,收到文件时,在发文登记本上签字。单位与部门领导、有关人员出差或外出开会带回的文件, 应当交本单位、部门专门负责公文处理的人员,按程序办理。 
    (二)登记 
    各单位、各部门负责公文处理的人员应分类分项登记并填写“公文处理单”。 
    (三)拟办、承办 
    各单位、各部门负责人阅文并签署意见,需要本单位、部门办理的,要按文件和校领导批示要求组织办理。承办公文应按照公文规定的时限完成,不得延误、推诿,确有困难的,应当及时予以说明。公文办理中遇有涉及其他部门(单位)职权的事项,主办部门(单位)应当主动与有关部门( 单位 )协商,如有分歧,主办部门(单位)主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请分管校长协调或裁定。 
    (四)传阅 
    需要本单位、部门有关人员传阅的,由本单位、部门负责公文处理的人员将公文送有关人员阅知。 
    (五)回收 
    承办单位、部门办理完毕后,要认真填写办理结果。如属学校收文,应及时将文件和办理情况交回校长办公室,其他文件可归档或销毁。 
    第二十五条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人签名视为同意;没有请示事项的,签名表示已阅知。 
    第二十六条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。
第七章 公文归档
    第二十七条 公文办理完毕后,校长办公室按照有关规定,将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全,进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。 
    第二十八条 各单位应当建立健全公文处理的有关制度,对承办的上级来文, 办完后必须及时交回校长办公室,由校长办公室立卷归档。校内发文,由各部门按照有关规定收存或销毁。
第八章 公文管理
    第二十九条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 
    第三十条 公文管理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规和规定,确保秘密安全。 
    第三十一条 秘密公文的印发范围应当按照校长办公室的要求进行,其他部门、单位如需变更,须经校长办公室批准。 
    第三十二条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 
    第三十三条 复制上级机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。 
    第三十四条 汇编上级机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。 
    第三十五条 校长办公室按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁,并向主管机关报告公文管理情况。销毁秘密公文,必须严格履行登记手续,经主管领导人批准后,到指定场所由二人以上监销, 保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。 
    第三十六条 机关合并时,公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文按规定移交档案部门,其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时,应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章 附 则
    第三十七条 本办法自2004年1月1日起施行。以往有关行政公文处理规定同时废止。 
    第三十八条 本办法由校长办公室负责解释。